1. Objet
1.1. Les présentes Conditions Générales de Participation (ci-après « CGP ») ont pour objet de définir les règles applicables, droits et obligations des participants (auteurs, partenaires, exposants, intervenants ou toute autre personne physique ou morale, ci-après “le Participant”) dans le cadre de leur participation aux événements organisés par Rencontre des Auteurs Francophones et/ou Action Création et/ou American Friends of Francophone Culture, ci-après collectivement “les Organisateurs”) ou auxquels les Organisateurs participent, que cette participation soit payante ou gratuite, et qu’elle concerne un emplacement, une prestation ou une participation à tout événement culturel, littéraire ou autre en amenant un ou plusieurs auteurs et/ou partenaires. La participation à un événement implique l’acceptation sans réserve des présentes CGP par le Participant.
1.2. Les présentes CGP s’appliquent à toutes les participations aux événements organisés par les Organisateurs, incluant mais sans s’y limiter :
• La mise à disposition d’un stand ou d’un espace d’exposition ou de vente
• L’intervention en tant qu’auteur, conférencier, artiste ou autre (sans limitation)
• La participation en tant qu’exposant, partenaire, sponsor ou prestataire
• Toute autre forme de participation déterminée ou acceptée par les Organisateurs.
Ces conditions s’appliquent indépendamment du caractère onéreux ou gratuit de la participation
2. Inscription et confirmation
2.1. La participation à un événement est conditionnée à l’acceptation intégrale et sans réserve des présentes CGP.
2.2. La participation à un événement est soumise à une inscription préalable, validée uniquement après confirmation écrite des Organisateurs.
2.3. La participation n’est considérée comme confirmée qu’à réception du paiement intégral du montant dû, conformément aux conditions précisées dans l’offre.
2.3. Tout retard ou défaut de paiement entraîne automatiquement l’annulation de la participation, sans droit à réclamation ni possibilité de remboursement des sommes déjà versées.
3. Prestations incluses
3.1. Sont seuls inclus dans le coût de participation les éléments explicitement définis dans l’offre transmise par les Organisateurs.
3.2. Restent expressément exclus, et demeurent à la charge du Participant, sans que cette liste soit limitative : les frais de transport, voyages, visas, hébergement, restauration non prévue, assurances (santé, annulation, responsabilité civile, rapatriement, perte/vol…), frais bancaires, frais de douane, location de véhicule ou de matériel, ou tout autre coût non expressément mentionné comme inclus.
4. Responsabilité et Assurances
4.1. Les Organisateurs, ainsi que leurs partenaires, prestataires, fournisseurs, conseils, représentants, salariés, agents et ayants droit, sont expressément dégagés de toute responsabilité, directe ou indirecte, contractuelle, délictuelle ou autre, pour tout incident, dommage corporel, matériel, immatériel, financier ou moral pouvant survenir au Participant avant, pendant ou après l’événement.
4.2. Il appartient au Participant de souscrire toute assurance nécessaire couvrant les risques liés à sa participation.
4.3. Le Participant assume l’entière responsabilité de ses biens, de son matériel et de ses œuvres exposées. Les Organisateurs ne sauraient être tenus responsables des vols, pertes, dégradations ou dommages subis.
4.4. Le Participant s’engage à souscrire une assurance couvrant sa responsabilité civile et professionnelle pour la durée de l’événement.
4.5. En aucun cas, les Organisateurs ne pourront être tenus responsables pour tout préjudice matériel, immatériel ou corporel direct ou indirect subi par le Participant.
5. Annulation et Modifications
5.1. Les Organisateurs se réservent le droit d’annuler, de reporter ou de modifier tout événement en raison de circonstances exceptionnelles (force majeure, décisions administratives ou politiques, contraintes sanitaires, etc.), sans que cela ouvre droit à une quelconque indemnisation du Participant.
5.2. Aucun remboursement de participation ne sera effectué, quelle qu’en soit la cause, dès lors que le paiement a été enregistré, sauf en cas d’annulation totale de l’événement à l’initiative des Organisateurs.
5.3. Aucun dédommagement ou indemnisation ne pourra être réclamé en cas d’annulation ou de modification de l’événement.
5.4. En cas d’annulation par le Participant, aucun remboursement ni indemnité ne lui sera dû.
6. Participants invités ou en “échange marchandises / services”
6.1. Toute participation accordée à titre gracieux, sur invitation ou dans le cadre d’un échange de services ou de marchandises, n’ouvre droit à aucune prestation autre que celle expressément définie par les Organisateurs.
6.2. De tels Participants ne pourront exiger ni contrepartie financière, ni remboursement de frais, ni prestation supplémentaire.
7. Propriété intellectuelle, image et communication
7.1. Le Participant reconnaît et accepte que sa participation à l’événement implique automatiquement l’autorisation donnée aux Organisateurs d’utiliser, gratuitement et sans limitation de durée ni de territoire, tout enregistrement sonore, visuel, photographique, vidéo, audiovisuel ou autre le représentant, ainsi que son nom et sa qualité.
7.2. Cette autorisation couvre toute exploitation, directe ou indirecte, sur tout support (notamment presse, internet, réseaux sociaux, supports promotionnels, institutionnels ou commerciaux), sans que le Participant puisse prétendre à un quelconque droit à l’image, rémunération, défraiement ou indemnité à ce titre.
7.3. Les contenus diffusés lors des événements restent la propriété des intervenants et des Organisateurs. Toute reproduction ou diffusion sans autorisation est interdite.
8. Obligations du Participant
Le Participant s’engage à :
• Respecter toutes les règles et consignes de l’événement, y compris celles de sécurité et d’organisation
• Ne pas porter atteinte à l’image des Organisateurs ou à celle des autres Participants
• Assurer la sécurité et la conformité de son matériel
• Respecter les droits d’auteur et de propriété intellectuelle attachés aux œuvres ou contenus présentés et/ou diffusés lors de l’événement
• Ne pas sous-louer ou céder son espace ou son droit de participation à un tiers sans l’accord écrit des Organisateurs
9. Comportement du Participant et des visiteurs
8.1. Le Participant s’engage à respecter les règles de bonne conduite, de sécurité, d’éthique et de respect envers l’ensemble des personnes présentes.
8.2. Les Organisateurs se réservent le droit d’exclure immédiatement, sans remboursement ni indemnité, tout Participant dont le comportement nuirait au bon déroulement de l’événement, à la sécurité ou à l’image de l’Organisateur.
8.3. Les Organisateurs se réservent le droit de refuser l’entrée ou d’exclure toute personne dont le comportement perturberait le bon déroulement de l’événement.
10. Force majeure et Cas Imprévisibles
9.1. Les Organisateurs ne pourront être tenus responsables d’un retard, d’une modification ou d’une annulation de l’événement dû à un cas de force majeure ou à tout événement indépendant de leur volonté (grèves, conditions climatiques, pandémies, décisions administratives ou politiques, conflits armés, etc.).
9.2. Les Organisateurs se réservent le droit d’annuler ou de modifier un événement en raison de circonstances exceptionnelles (force majeure, restrictions sanitaires, décisions administratives, etc.), sans obligation de compensation ou remboursement.
9.3. Dans de tels cas, aucun remboursement ni indemnité ne sera dû au Participant.
11. Résolution des Litiges
En cas de litige relatif à l’interprétation ou à l’exécution des présentes conditions, seule une médiation pourra être demandée par le Participant. Cette médiation, qui sera menée par un médiateur indépendant, se fera exclusivement aux frais du demandeur. Aucune procédure judiciaire ou réclamation d’indemnisation ne pourra être engagée contre les Organisateurs.
12. Modification des Conditions Générales
Les Organisateurs se réservent le droit de modifier les présentes conditions générales à tout moment. Les nouvelles conditions s’appliqueront alors immédiatement.
13. Acceptation et Force Obligatoire des CGP
La participation à un événement organisé par les Organisateurs implique l’acceptation pleine et entière des présentes CGP par le Participant, sans réserve ni restriction.